メールで履歴書を送るときのマナー。例文・件名・PDF添付まで詳しく解説【保育士転職】

転職活動において、履歴書をメールで送る際のマナーや送り方に悩む方は多いようです。しかし、メールで履歴書を送るのは難しいことではありません。本記事では、そのまま参考にできる件名や本文の例文、PDF添付の注意点、スマホでの送り方などを解説します。また、送信前に確認しておきたい疑問にもお答えします。

mapo / stock.adobe.com

履歴書をメールで送るときのマナーと注意点

保育園や幼稚園など、メールでの履歴書提出を受け入れている施設は増加しています。特に働き方が多様化する中で、郵送よりも手軽で迅速に応募できるメール送信は主流になりつつあるようです。

ただし、書類をメールで送る場合でもマナーは非常に重要です。メールは園との最初の接点となるため、印象を左右するポイントになりそうです。

ここでは、メール送信時に気をつけたい件名のつけ方や署名の書き方、履歴書の添付における注意点についてみていきましょう。

件名の書き方例

メールの件名は、採用担当者がひと目で内容を把握できるように簡潔で明確にしましょう。具体的には、以下の要素のように一目で分かる件名が無難です。

• 求人応募のメールであること
• 履歴書が添付されていること
• 差出人名

上記3つの要素が件名だけで判断できるようにします。一見して求人応募のメールだと分からない・差出人名が不明な件名をつけるのは避けましょう。

OK例

件名は、以下のように簡潔で分かりやすいものが適しているでしょう。

• 保育士求人への応募書類送付（保育花子）
• 履歴書・職務経歴書の送付について：保育花子

「～です」「～を送ります」といった語尾は冗長になるので、件名にはつけない方が分かりやすいでしょう。

NG例

書き方がていねいであったり簡潔であったりしても、要件が一目で分からないメール件名は避けるようにしましょう。

たとえば、以下のような件名は避けるとよさそうです。

• こんにちは
• 応募します
• 履歴書
• 〇〇保育園様

上記のような件名では、履歴書を添付していても他のメールに埋もれてしまい、採用担当者に見逃されてしまう可能性がありそうです。

署名の付け方例

ビジネスメールでは、本文の最後に「署名」を添えることもマナーの一部です。ここでは、送信者が誰であるかを明確に伝え、採用担当者が返信しやすいようにしましょう。

署名には最低限「氏名・電話番号・メールアドレス」を記載します。必要に応じて住所や名前の読み仮名なども加えるとよりていねいな印象になりそうです。

パソコンだけでなくスマホからの送信でも、署名を忘れないように設定しておくと安心です。

フリーメールなどでも設定から「署名」の記入フォームがあるので、文末に挿入するように設定することで、新規作成時に毎回自動的に挿入されるようになります。

履歴書添付の注意点

履歴書をメールで送る際は、PDF形式に変換することが基本です。

作成したテキストエディタや表作成ソフトの形式のままだと、閲覧環境によってレイアウトが崩れたり、ファイル自体が開けなくなったりするトラブルを招く可能性があります。

編集ができないPDF形式にすることで、送付先の閲覧環境を問わず、意図した通りの表示を保ちやすくなります。

送信前に、PDFの再確認を行うことも忘れないようにしましょう。作成時に文字や写真をていねいに配置していても、PDFに変換する際にレイアウトが崩れてしまう場合があるかもしれません。

メールへの添付忘れやファイル名の付け忘れなども、送信前に再度チェックしておきましょう。

履歴書送付メール本文の書き方と例文

saya.n / stock.adobe.com

履歴書を送付するメールの本文は、簡潔で読みやすく、ていねいな表現を意識できるとよいでしょう。

基本構成は「宛名・挨拶・名乗り・送付内容の説明 ・結びの挨拶」です。そのほかに記載が必要な項目がある場合は、募集要項や応募状況に応じて文面を調整しましょう。

ここでは、初回送付時と返信形式の2つのパターンを例文つきで紹介します。

例文1：応募要項に添って書類送付をする場合

例文2：応募先からの書類の送付依頼に返信する形式で送る場合

スマホで履歴書を添付してメールするには

スマートフォンを使って履歴書を作成・送信したいという方も多いでしょう。アプリ上でPDFに変換する方法と注意点についてみていきましょう。

ファイル名をつける

スマホから送る場合でも、基本のマナーや添付方法は同様に注意が必要です。

ファイル名には「日付・氏名・履歴書」を入れておくと、採用担当者が内容を把握しやすくなりそうです。

PDFに変換する（iPhone）

履歴書をPDFに変換してメールに添付するまで、スマートフォン内で行うことができます。以下の要領で変換してみましょう。

iPhoneの書類作成アプリからPDFへの変換手順を紹介します。

1. ファイル編集画面の編集マークを選択

履歴書が完成したら、上部ツールバーの右端にある三点リーダ（…）の〇をタップします（ツールバー左端の共有マーク→プリントでも同様の作業ができます）。

2. メニューから「プリント」を選択

右にメニューバーが出てくるので「プリント」をタップします。

3. ファイルのサムネイルを拡大して共有マークを選択

プリントモードの画面（画像左）になったら、下にファイルのサムネイルが表示されるので、そのサムネイルを二本指でピンチアウトして拡大します（画像右）。

画像を拡大すると、左下に共有マークが出てくるのでタップします。

4. 共有メニューから「ファイルに保存」を選択

共有マークをタップするとメニューが出現するので「ファイルに保存」を選択します。

5. ファイルのフォルダに保存する

ファイルアプリの保存用フォルダが提示されるので、右上の「保存」をタップすると、ファイルにPDFとして保存されます。

右上に出る「完了」をタップしてからファイルアプリに移動すると、PDFが保存されているので、それを選択して共有メニューからメールに添付することができます。

PDFに変換する（Android™）

Androidの書類作成アプリからPDFへの変換手順を紹介します。

1. ファイル編集画面の編集マークを選択

履歴書が完成したら、上部ツールバーの右端にある三点リーダ（…）の〇をタップします。

2. メニューから「共有とエクスポート」を選択

右にメニューバーが出てくるので「共有とエクスポート」をタップします。

3. メニューから「コピーを送信」を選択

右に新たなメニューバーが出てくるので「コピーを送信」をタップします。

4. ファイル形式を選択

ファイル形式を選択するメニューで「PDFドキュメント」にチェックを入れてから、右下の「OK」をタップすると、ファイルアプリにPDF形式で保存されます。

メール送付前の確認チェックリスト

buritora / stock.adobe.com

履歴書をメールで送る前に、以下の項目をチェックしてから送信しましょう。

小さな見落としの有無で、大きな印象の差につながることもあります。十分に確認してから送信することが大切です。

履歴書をメールで送る！困ったときのQ&A

応募したい園や法人に履歴書をメールで送る場合に「気になる」「困った」となることが多い疑問にお答えします。

Q1 メール・郵送の指定がない場合は？

A. 指定がなければメール・郵送どちらでもOK

基本的には応募先の指定に従う必要がありますが、指定がなければ送り方は問われないということになります。

手書きで履歴書を書いた場合は郵送、パソコンで作成した場合はメールで送るなど作成方法に応じて変えてもよいでしょう。

応募方法の指定がないうえで、応募要項にメールアドレスが記載されていればメール送付、住所のみが記載されていれば郵送での応募を想定していると判断してもよいかもしれません。

Q2 メール本文に書く宛先は園名？運営企業・法人名？

A. 求人票の応募要項に記載してある送付先に準じましょう

求人票の履歴書の送付先に書いてあるのが、運営企業・法人であれば「○○株式会社」「社会福祉法人○○」など企業・法人名を宛先に、保育園あてに直接の応募である場合は「○○保育園」でよいでしょう。

どちらへの応募になるのか明確に分からない場合は「社会福祉法人○○　△△保育園」のように「企業・法人名＋園名」にしても問題ありません。

なお、求人応募の場合は、宛先を「○○保育園　採用ご担当者様」のように記載するため、社名・法人名、園名には「様」や「御中」などを付けないように注意しましょう。

Q3 一度作った履歴書を使いまわすのはあり？

A. 基本情報の再利用はOK！

パソコンで作成した履歴書であれば、できるだけ有効活用したいですよね。

この場合、氏名・住所など自分の基本情報、学歴・職歴・資格欄・希望条件などは、変更がなければ一度作成したものを別の応募先でもそのまま使ってもよいでしょう。

一方で、志望動機や通勤時間、書類作成日の日付などは必ず応募先にあわせて書き換えるのを忘れないようにしましょう。

証明写真も前回作成から3カ月以上経過していれば、新しい写真に差し替える必要があります。

Q4 履歴書はいつまでに送ればよい？

A. 応募要項をしっかり確認して早めに！

募集要項に締切があればそれまでに、記載がない場合でもなるべく早く送るのが望ましいです。

応募後に先方から履歴書の送付を求められた場合は、できるだけ2～3日以内に返送するようにしましょう。

Q5 メールを送る時間はいつがよい？

A. 園に送るのであれば午前中がベスト

基本的にメールは何時に送っても先方に迷惑がかかることはありませんが、保育園へ直接送る場合の応募メールは、平日の8時〜17時の業務時間内に送っておくと安心です。

特に午前中の時間帯に送ると、始業時など担当者がメールチェックを始めるタイミングに届きやすく、他のメールに埋もれるリスクも減らせそうです。

もちろん、働きながら転職活動をしている保育士さんは、仕事が終わった夜に送っても問題はないでしょう。

とはいえ、24時以降など極端に深夜帯に送信することは「時間に不規則な生活をしているのでは」とマイナスの印象を与えてしまう可能性もあるため、避けるとよいでしょう。

Q6 自分のアドレスはフリーメールでもOK？

A. 転職活動用のアドレスを作っておくのがベター

フリーメールや普段から使用しているアドレスでも特に問題はありません。

あまりにもプライベート感があるユーザー名のものを使っている場合は、基本的に応募用のアドレスをフリーメールで作成しておくとよいでしょう。

現職の会社や法人などから割り当てられているビジネス用のメールアドレスからの応募は避けましょう。

Q7 送信先を間違えないよう確認する方法は？

A. 先方から届いたメールに返信するのが安心

すでに保育園や採用担当者からメールを受け取っている場合は、そのメールに返信する形で送信すれば、アドレスの間違いを防ぐことができます。

自分から初めて送る場合は、求人票や園のサイトに記載されているアドレスと照らし合わせ、正確に入力されているかをていねいに確認しましょう。

誤送信を防ぐためにも、慎重なチェックを習慣づけましょう。

Q8 履歴書をメールで送るときの写真は必要？

A. 写真は履歴書の指定の場所に貼付しましょう

履歴書には証明写真を貼付するのが基本です。証明写真やスマートフォンなどで撮影した写真を所定の位置に貼り付けます。

写真は過度な加工はせず、清潔感のある自然な印象のものを選びましょう。

Q9 履歴書のファイル容量が大きすぎて添付できない！

A. ファイルサイズを下げて送信できるように確認

PDFの圧縮サービスやスキャン解像度の見直しで容量を下げましょう。

基本的に履歴書は文書ファイルなので非常識な範囲の重さになるケースはまれですが、それでも重くなってしまう場合は、履歴書に添付した証明写真のデータサイズを確認してみましょう。

どうしても圧縮が難しい場合は、オンライン上のファイル転送サービスなどの活用も可能ですが、先方にとってもダウンロードの手間がかかるためできるだけ避けましょう。

Q10 履歴書を添付し忘れて送ってしまった！

A. すぐに添付したメールを再送！

送信後に気づいた場合は、すぐに謝罪のメールに改めて履歴書を添付して送ります。迅速に対応するため、送信前と送信後に必ず確認しましょう。

再送信の本文はできるだけ手短に、件名は最初に送ったメールと同じものにして、件名の頭に【再送】などを入れておくと、先方が分かりやすいかもしれません。

Q11 PDFにせずテキストエディタのまま送ってもよい？

推奨されません。基本的にはPDFで送りましょう

編集可能なファイルの状態で送ると、先方のパソコン環境によってフォーマットが崩れたり、ファイルが開けなかったりする可能性があります。

面倒でも、毎回PDFに変換して送るようにしましょう。

Q12 履歴書をメールで送ったあと、返信が来ない場合は

A. 1～2週間は催促をせず待ちましょう

返信がない場合も最低でも一週間は待ちましょう。先方は多くの応募に順番に返信していたり、時期によっては行事などの繁忙期で対応できなかったりする場合などがあるでしょう。

もし2週間以上経ってもまったく返信や連絡がない場合は、こちらから確認のメールをていねいな文面でに送っても失礼にはあたりません。

このように、応募先からの返信がないなど、応募に際して不安を感じる保育士さんもいるかもしれません。

転職エージェントを活用することで、転職先の紹介だけでなく履歴書の書き方アドバイスや応募先への送付までをキャリアアドバイザーにおまかせすることも可能です。

履歴書をメールで送る際はマナーを見直そう

履歴書をメールで送る際は、ていねいさと正確さはもちろんのこと、基本的なビジネスマナーも求められます。

件名や添付ファイル、本文の書き方など、基本のマナーを守ることで印象が大きく変わります。送信の事前・事後の確認を怠らないように、気負わずに応募の一歩を踏み出しましょう。

履歴書の作成や応募方法に不安がある方は、転職エージェントのキャリアアドバイザーなどに相談すると転職がスムーズにすすみそうです。

保育士バンク！では、子どもと関わることができる仕事のさまざまな求人情報を多数掲載しているだけでなく、専属のキャリアアドバイザーがあなたの転職を全面的にサポートします。

履歴書の書き方や応募のマナーなども相談できますよ♪もちろん情報収集だけでも大歓迎です。保育士バンク！にお気軽にご相談ください。