保育士さんは、子どもの保育以外にも書類の作成など事務作業が多いでしょう。連絡帳や保育日誌などは記入形式もさまざまなため、スムーズな書き方を知って効率的に業務を進めたいですよね。今回は、保育士の書類の作成に役立つ書き方や、保護者の方に向けて読みやすい文章を書くためのコツを紹介します。
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保育士の書類仕事の種類
保育士さんは、子どもの保育以外に毎日数多くの事務作業を行っていることでしょう。
そのなかでも書類作成は非常に多く、手作業で行っている園も多いのではないでしょうか。
ここでは、保育士さんが抱える書類仕事を改めて見てみましょう。
保育計画
保育士さんは、年間を通した長期計画や月案・週案・日案などの短期の保育計画を作ることがあるでしょう。
保育目標を達成するための方法をまとめているため、期や項目に沿って子どもの姿をイメージしながら作成する必要があるかもしれません。
園によって保育計画の作成頻度は異なるものの、養護や人間関係といったさまざまな項目を記入したり、新規園の場合参考にできる前例がなかったりすることもあるため、スムーズに作成したい書類の一つではないでしょうか。
連絡帳
連絡帳の作成も、保育士さんの書類仕事の一つです。
保護者と職員の間で子どもの様子を伝え合う大切なコミュニケーションツールのため、園での様子をどのように書けば保護者に伝わるのか悩む保育士さんも多いのではないでしょうか。
また、複数担任でない場合、一人で全員分の連絡帳を書くのは時間がかかり大変かもしれません
連絡帳は毎日作成するものなので、保育士さんにとって効率的に終わらせたい書類仕事の一つと言えそうですね。
おたより
保護者に向けて出すおたよりも、保育士さんの書類仕事の一つでしょう。
保育園からの大切なお知らせや行事のアナウンス、子どもたちの姿などを書くことが多いようですが、季節を意識した書き出しやイラスト、レイアウトなども保育士さんが考えるため、手書きで作成するとなると、大変かもしれません。
保育日誌
子どもたちの毎日の姿を記録する保育日誌も、保育士さんが行う書類仕事の一つです。
保育日誌には、その日の出来事や子どもの成長を記録に残すことで、日々の保育を振り返る役割があるためとても重要なものと言えるでしょう。
天気や園児の数、活動内容、評価と反省などたくさんの項目を記入するほか、乳児クラスでは個別に作成する必要があるため、書き方に苦労している方もいるかもしれません。
保育経過記録
保育経過記録も、保育士さんが行う書類仕事の一つです。
子どもの身体的な発達や精神面での成長などを記録し、保育日誌と同様に記録を振り返ったうえで今後の保育に活かすという目的があります。
保育経過記録には、子どもの生活や健康面に関すること、人間関係に関することなどいくつかの項目が設定されており、他の保育士さんが見ても分かるように具体的かつ客観的に書くことがポイントとされているようです。
このように、保育士さんが行う事務作業には、さまざまな書類仕事があります。
どれも大切な書類であるため、しっかりとした内容でありながらスピーディーに作成できるといいですよね。
次は、保育士の効率的な書類の書き方を紹介します。
保育士の効率的な書類の書き方
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テンプレートを作り、活用する
連絡帳やおたよりなどは、決まったフォーマットがないこともあるでしょう。
その場合、書く内容やレイアウトなどに迷ってしまうかもしれません。
書き方や内容を一から考えると時間がかかってしまうので、一度自分なりのテンプレートを作成してみましょう。
テンプレートを作成すれば、どこにどんな内容を書けばいいのか考える時間を削ることができます。
また、次からそれを活用して書類を作成するようにすると、作業時間の短縮につながるかもしれません。
メモをとって、書きたいことを決めておく
保育日誌や保育経過記録などは、子どもの姿やできごとなどを詳細に書く必要があります。
しかし、その日に起こったできごと事を覚えていないと、思い出すのに時間がかかり、書類を書き終えるのも長引いてしまうかもしれません。
そのため、保育活動中に子どもたちの姿や関わり合い、可能であればメモに残しておきましょう。そうすれば、一日の振り返りが早くなり、スムーズに記録できそうです。
また、メモの内容を連絡帳でも活用すれば、より具体的な子どもの姿が保護者の方に伝わるかもしれませんね。
ただし、保育中のメモを禁止している園の場合は、活動に入る前に一日の日程をリスト化しておき、休憩時間や午睡の時間などにどんなことがあったのか、項目ごとにメモをしていくとよいでしょう。
ICTシステムを活用する
ICTシステムを活用すれば、書類仕事にかかる時間を削減することができます。
過去のものもデータとして残しておくことができるうえに、フォーマットやテンプレートを作成するのも、手書きの場合よりスピーディーでしょう。
毎日の作成が必要な連絡帳や保育日誌なども、スマートフォンやパソコンを利用すれば作業時間を短縮することができそうです。
また、おたよりを自動で配信すれば、ペーパーレスも実現できるので、効率的に書類の仕事を進めることができるかもしれませんね。
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保育士の書類仕事における書き方のコツ
保育士さんが書類の仕事を効率的に進めるためには、文章の書き方も重要になるでしょう。
ここでは、保育士の書類仕事に活かせる文章作成のコツを紹介します。
5W1Hを意識する
保育の記録や保護者への連絡などでは、具体的な表現が大切になりますよね。
内容に具体性を持たせるための一つの方法として、「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どうやって」の5W1Hを意識して書いてみましょう。
この方法にそって文章を書くと、簡潔に出来事が伝わりやすくなります。
書くべきことが思いつかないときや、書きたいことがまとまらないときなどに活用してみると便利かもしれません。
1文を簡潔にする
読みやすい文章を書くためには、1文を短く簡潔にすることに気をつけるといいでしょう。
1文が長く読点がいくつも打たれている文章だと、読み手に内容が伝わりづらく、意味をつかみにくい文になってしまいます。
おたよりや連絡帳を書くときは、すっきりと端的に説明することを意識すれば、保護者の方に園での子どもの様子が伝わりやすくなるかもしれませんね。
具体的な描写や表現を盛り込む
子どもの姿や保育の記録を残す際は、具体的な表現を用いるとよさそうです。
たとえば、「子どもたちは落ち葉をたくさん拾って遊びました」よりも、「子どもたちは手のひらいっぱいの落ち葉を拾って遊びました」の方が、どんな情景だったのかを想像しやすくなるでしょう。
具体的な描写を盛り込んだ書き方をすれば、その場にいなかった保護者や他の保育士も、子どもたちの姿をイメージしやすくなりそうですね。
「あれ」「それ」の表現は最小限にする
文章中に「あれ」や「それ」といった指示代名詞を多用しないようにしましょう。
たとえば「それは子どもたちに大人気のおもちゃです」や「この遊びは、夏の時期にぴったりです」
といった表現です。
指示代名詞を多く取り入れてしまうと、全体的に内容が曖昧になってしまい、具体性に欠けた文章になってしまうかもしれません。
読み手が意味を理解できなくなってしまうこともあるので、できるだけ名詞や修飾語を用いて分かりやすく書くことが大切です。
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今回は、保育士の書類の書き方や、文章を書く時のコツなどを紹介しました。
保育士さんは毎日多くの書類仕事をこなす必要があるため、内容や書き方などをあらかじめ決めておいたり、ICTシステムを利用して簡略化したりすると、負担軽減にもつながりそうです。
また、書類を作成するときは、具体性を持たせたり簡潔ですっきりとした文章にしたりすることを意識すると、読み手にも伝わりやすいかもしれません。
今回紹介した効率的な書類の書き方を押さえて、今後の保育士の仕事に活かしてみてくださいね。
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