在職証明書は旧姓でも大丈夫？保育士さんが困る前に知っておこう

認可園に転職すると、在職証明書の提出が必要になります。意外と多くの保育士さんが困った経験があるのが「前の勤務先にいたときは旧姓だった」場合の対応です。今回は、保育士さんの在職証明書についてと、前職で旧姓だった場合の発行依頼の方法、また旧姓で発行されてしまった場合の対応についても考えます。

認可保育園に勤める保育士さんの転職に必須の在職証明書

その勤務先に在籍している（いた）事実を証明する書類が「在職証明書」です。

まずは保育士さんの転職にあたって、在職証明書を発行する際の基本事項と、転職に在職証明書が必要になる理由を見ていきましょう。

在職証明書の発行について

保育士さんが退職した勤務先の在職証明書を取得したい場合は、該当の元勤務先に連絡して発行してもらう必要があります。

これは勤務先が発行する書類のため、勤務者および元勤務者（保育士さん）が作成することはできません。

在職証明書自体は任意作成が基本のため、在籍中・退職後いずれの場合も、本人が依頼しなければ発行されないケースが多いでしょう。必要に応じて勤務先に依頼しなくてはいけません。

また、就労の事実を証明する書類では「就労証明書」「就業証明書」と呼ばれることもあります。

保育士さんの転職に在職証明書が必要になる理由

保育士さんが転職した際に、新しい勤務先から過去の勤務先の在職証明書の提出を求められるのは、これまでの正しい実務経験年数を勤務先に証明するためです。

認可保育園には、保育士さんに給与を支払うにあたって、その額に応じた補助金が行政から支給されています。

補助金に適用されている「処遇改善手当」の規定により、保育士さんの実務経験年数に応じた補助金の申請ができるのです。

保育士さんが応募時に提出する履歴書や職務経歴書は、手当の申請には使うことができません。その代わりに、実務経験年数が正しく証明できる在職証明書が必要になるのです。

なお、複数回の転職歴がある場合は、すべての認可保育園における在職証明書が必要です。この場合、これまでの勤務先が認可保育園以外であれば、在職証明書が必要ない場合もあります。

認可保育園であれば、パート・アルバイトなどの非正規雇用であっても、経験年数として評価の対象になることが多いようです。

これは、国や自治体に提出する公的書類であるため、旧姓表記など現在の姓名と相違がないようにする必要があります。

前勤務先で旧姓で働いていた場合の注意点

前勤務先に勤めていたときには旧姓だったため、書類を提出する時点とは姓が変わっている、というのはよくあるパターンと言えます。

このような場合に、すでに退職した職場に当時の在職証明書を求める際には、前勤務先は当時の在職時の勤務記録を参照して書類作成を行ないます。

こちらから姓が変わったことを申告しない限り、現在の姓をわざわざ調べてくれることはないでしょう。

このように、退職後に結婚・離婚などで本名の姓が変わった場合は、旧姓のまま在職証明書が発行されてしまう事態が起こります。

これを回避するためには、在職証明書を依頼する際に「現在は姓が変わった」「そのため旧姓・現姓を併記してほしい」という2点を過不足なく伝えたうえで、現在の姓を伝えましょう。

この場合は、漢字の間違いなどが起きないよう、電話など口頭ではなく書面やメールで依頼する方が賢明です。

すでに旧姓で発行されてしまった場合の対処法

ここでは、現在と違う旧姓表記で在職証明書がすでに発行されている場合の対応について考えます。

再発行してもらう

ここでやってはいけないのは、自分で修正を行なうこと です。

在職証明書は公的書類ですので、訂正する場合は必ず発行元が行なう必要があります。

修正液や二重線・訂正印、書き足しなどのいずれの修正であっても、発行元以外の手によって行なわれた場合は改ざん行為となり、書類自体が無効になりますので注意しましょう。

改姓は誰にでも起こりうることですので、前勤務先に証明書の再発行を依頼すること自体は、手間ではあるでしょうが迷惑にはあたりません。

退職時に発行され、その後に改姓する場合もありますので、いずれの場合も再発行を依頼するのが妥当と言えます。

前職場に依頼せず書類を代替するには

基本的には前勤務先に発行してもらうのが第一ですが、自治体によっては、以下の方法でも書類の発行や代替が可能な場合があります。

これらは、提出する自治体、あるいは前勤務先が所属している自治体によって行なっている場合とそうでない場合があり、全国で対応は変わります。

そのため、上記の手段で在職証明書を代替する場合には、必ず提出する前に今の職場の担当者に確認しましょう。

在職証明書は保育士転職の必須書類！旧姓での発行に注意しよう

保育士さんの認可園での転職の場合に必ず必要になる と言っていい、在職証明書の旧姓表記について考えてみました。

便宜上、職場では旧姓を通称として働く保育士さんもいるようですので、姓が変わるなど生活上での変化についてはうっかり忘れてしまうこともあるでしょう。

過去にさかのぼって在職証明書などが必要になる場合もありますので、十分注意して二度手間にならないように対応できるとよいですね。

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